Datenschutzerklärung

Stand: 22. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Personendaten wir bei der Nutzung der Website wachwerk.ch und der Plattform Wachwerk bearbeiten, zu welchem Zweck und welche Rechte Ihnen zustehen. Massgebend ist das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

1. Verantwortliche Stelle

Gianluca Haldimann, Wachwerk, Flühstrasse 18, 5436 Würenlos, Schweiz
E-Mail: info@wachwerk.ch

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsbearbeiter

Wachwerk ist eine Plattform für Unternehmen (Kunden). Bei der Bearbeitung von Personendaten treten wir in zwei Rollen auf:

• Als Verantwortlicher für die Daten der Personen, die sich bei uns registrieren und ein Firmenkonto verwalten (Administratorinnen und Administratoren), sowie für Besucherinnen und Besucher der Website.
• Als Auftragsbearbeiter für die Daten der Mitarbeitenden unserer Kunden. Der Kunde entscheidet, welche Mitarbeitenden er erfasst und einlädt. Er bleibt für diese Daten verantwortlich. Die Einzelheiten regelt ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG zwischen dem Kunden und uns.

Mitarbeitende, die über einen Einladungslink an einem Training teilnehmen, wenden sich bei Fragen zu ihren Daten in erster Linie an ihren Arbeitgeber. Wir unterstützen den Kunden bei der Beantwortung solcher Anfragen.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Administratorinnen und Administratoren (Firmenkonto)

• E-Mail-Adresse (für die Anmeldung per Magic Link)
• Name der Organisation, Rolle im Konto
• Zeitpunkt der Anmeldungen

Mitarbeitende der Kunden (im Auftrag des Kunden)

• Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Abteilung
• Status (aktiv, deaktiviert), Zeitpunkt der Einladung und des letzten Zugriffs
• Trainingsabschlüsse: Modul, Modulversion, Punktzahl, bestanden oder nicht bestanden, Zeitpunkt

Nachweise

• Firmennachweise enthalten Kennzahlen pro Modul (Anzahl und Quote). Nur auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden enthalten sie eine Namensliste.
• Persönliche Zertifikate enthalten Name, Firma und die bestandenen Module mit Datum.
• Zu jedem Nachweis speichern wir eine Kopie der ausgewiesenen Angaben, damit die Echtheit über die Prüfseite bestätigt werden kann.

Technische Daten

• Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten werden in Server-Protokollen unserer Hosting-Dienstleister kurzzeitig gespeichert und nicht mit Personen verknüpft.

Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein und erstellen keine Nutzerprofile.

4. Kontaktformular

Über das Kontaktformular auf wachwerk.ch können Sie uns eine Anfrage senden.

• Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage, zum Beispiel für einen Demo-Termin oder eine Offerte.
• Daten: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, das gewählte Anliegen und Ihre Nachricht.
• Versand: Die Angaben werden als E-Mail über Resend (Server in der EU) an unser Postfach bei Hostpoint gesendet. Sie werden nicht in unserer Datenbank gespeichert. Sie erhalten von uns keine automatische Bestätigung per E-Mail.
• Schutz vor Missbrauch: Um wiederholte Anfragen zu begrenzen, halten wir eine Prüfsumme Ihrer IP-Adresse (nicht die Adresse selbst) höchstens eine Stunde lang im Arbeitsspeicher des Servers; danach wird sie verworfen.
• Aufbewahrung: bis Ihre Anfrage erledigt ist, höchstens 12 Monate. Entsteht daraus ein Vertrag, gelten die Fristen für Kundendaten.
• Rechtsgrundlage: Vertragsanbahnung, also die Bearbeitung auf Ihre Anfrage hin vor einem möglichen Vertrag.

5. Zwecke der Bearbeitung

• Bereitstellung der Plattform, Anmeldung und Zugangsverwaltung
• Versand von Einladungen und Anmeldelinks per E-Mail
• Durchführung und Auswertung der Trainings
• Erstellung, Speicherung und Prüfung von Nachweisen
• Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular
• Kundenbetreuung, Rechnungsstellung und Vertragsabwicklung
• Sicherheit und Stabilität der Plattform, Verhinderung von Missbrauch

6. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden, bei Anfragen über das Kontaktformular zur Vertragsanbahnung, gestützt auf unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Plattform sowie, bei Mitarbeitenden, im Auftrag und auf Weisung des Kunden.

7. Cookies

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies:

• Sitzungs-Cookies für die Anmeldung von Administratorinnen und Administratoren
• ein Cookie, das die aktuell gewählte Organisation speichert
• ein Cookie für die Lernsitzung von Mitarbeitenden nach dem Klick auf den Einladungslink

Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich. Es werden keine Werbe- oder Analyse-Cookies gesetzt.

8. Weitergabe an Dritte und Bekanntgabe ins Ausland

Wir geben Personendaten nicht an Dritte weiter, ausser an die folgenden Dienstleister, die uns beim Betrieb unterstützen und vertraglich zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet sind:

• Supabase, Inc. (USA): Datenbank und Anmeldedienst. Die Daten werden in Irland (EU) gespeichert.
• Vercel, Inc. (USA): Hosting der Anwendung. Die Anwendung läuft in Irland (EU). Technische Protokolle können in den USA verarbeitet werden.
• Resend, Inc. (USA): Versand von System-E-Mails (Einladungen, Anmeldelinks) und von Anfragen aus dem Kontaktformular an unser Postfach. Der Versand erfolgt über Server in der EU.
• Hostpoint AG (Schweiz): Domain und geschäftliche E-Mail-Korrespondenz.

Soweit Daten in die USA bekanntgegeben werden, erfolgt dies an Unternehmen, die dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework beigetreten sind, oder gestützt auf Standardvertragsklauseln nach Art. 16 Abs. 2 DSG. Eine Liste der aktuellen Unterauftragsbearbeiter stellen wir Kunden auf Anfrage zur Verfügung.

9. Aufbewahrung und Löschung

• Mitarbeitende: Der Kunde kann Mitarbeitende jederzeit löschen. Gelöschte Einträge werden 30 Tage lang zurückholbar aufbewahrt und danach endgültig gelöscht.
• Trainingsabschlüsse: Nach der endgültigen Löschung einer Person bleiben ihre Abschlüsse ohne Personenbezug in der Firmenstatistik erhalten.
• Nachweise: Persönliche Zertifikate einer gelöschten Person werden geschwärzt; die Prüfseite bestätigt danach nur noch das Ausstellungsdatum. Namenslisten in Firmennachweisen werden um die gelöschte Person bereinigt.
• Firmenkonto: Nach Vertragsende löschen wir das Konto und die zugehörigen Daten innert 90 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (z. B. Buchhaltungsunterlagen, 10 Jahre).
• Anfragen über das Kontaktformular: bis die Anfrage erledigt ist, höchstens 12 Monate.
• Server-Protokolle: werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

10. Datensicherheit

Wir schützen Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen auf Datenbankebene (jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten), Anmeldung ohne Passwörter per zeitlich begrenztem Link, unveränderbare Speicherung von Abschlüssen und Nachweisen sowie regelmässige Sicherungen.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten (Art. 25 DSG), auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung sowie auf Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 28 DSG). Sie können einer Bearbeitung widersprechen, soweit keine überwiegenden Interessen entgegenstehen.

Für die Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an info@wachwerk.ch. Mitarbeitende von Kunden wenden sich an ihren Arbeitgeber; wir leiten Anfragen, die uns direkt erreichen, an den zuständigen Kunden weiter.

Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren.

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, insbesondere bei Änderungen der Plattform oder der Rechtslage. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.